Welke opleidingen hebben incassodienstverleners nodig?

Incassodienstverleners moeten aantoonbaar vakbekwaam zijn om werkzaamheden te mogen verrichten onder de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Dat betekent concreet: een afgeronde basisopleiding, jaarlijkse permanente educatie en jaarlijkse intervisie. Leidinggevenden volgen daarnaast een aanvullende opleiding gericht op hun specifieke verantwoordelijkheden. In dit artikel leggen wij helder uit welke opleidingen precies nodig zijn en welke kennis en vaardigheden daarin aan bod moeten komen.

De basisopleiding Wki

Iedere medewerkerdie inhoudelijk betrokken is bij buitengerechtelijke incassowerkzaamheden moet beschikken over aantoonbare basiskennis van wet- en regelgeving, communicatie en zorgvuldige dossierbehandeling. De wet en bijbehorende lagere regelgeving schrijven voor dat deze vakbekwaamheid aantoonbaar en actueel moet zijn. Tijdens screenings door Justis én de Inspectie van Justitie en Veiligheid wordt hier expliciet op getoetst aan de hand van de gepubliceerde kwaliteitseisen.

Een basisopleiding Wki richt zich daarom op drie pijlers: juridische kennis, praktische toepassing en professionele houding. NowID heeft tezamen met NIBE-SVV, dé opleider voor de financiële dienstverlening, een opleiding gecreëerd op basis van de eisen in de Wki: de Wki Incasso Basis. Binnen de NowID Academy bestaan daarnaast diverse andere trainingen, cursussen en intervisie.

De Niveaueis: het minimale opleidingsniveau

De Wki stelt als ondergrens dat incassomedewerkers beschikken over een opleidingsniveau dat vergelijkbaar is met minimaal MBO-3 volgens het Europees kwalificatiekader (EQF niveau 3). Dat betekent dat medewerkers in staat zijn om zelfstandig werkzaamheden uit te voeren, verantwoordelijkheid te dragen voor hun eigen taken en te handelen volgens vastgestelde procedures en wettelijke kaders. Het gaat daarbij niet uitsluitend om een formeel diploma, maar om aantoonbaar werk- en denkniveau. Organisaties moeten kunnen onderbouwen dat medewerkers dit niveau bezitten. Bij de beoordeling van vakbekwaamheid en screening wordt gekeken of het opleidingsniveau aansluit bij de complexiteit van de incassowerkzaamheden en de vereiste juridische en communicatieve vaardigheden.

De kenniseis: wat moet een medewerker juridisch kennen?

De basisopleiding behandelt de relevante onderdelen van het Burgerlijk Wetboek, met nadruk op overeenkomsten en rechtshandelingen. Daarbij komen de basisprincipes van een overeenkomst aan bod, zoals wilsovereenstemming, handelingsbekwaamheid, bepaaldheid van verplichtingen en het vereiste van een geoorloofde afspraak. Ook wordt behandeld wat de gevolgen zijn van dwaling, misleiding of een ongeldige overeenkomst, en het onderscheid tussen nietige en vernietigbare rechtshandelingen.

Daarnaast wordt uitgebreid stilgestaan bij verbintenissenrecht, waaronder verzuim, wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten. De Wet normering incassokosten (WIK) en de bijbehorende staffel komen daarbij expliciet aan bod. Medewerkers leren wanneer kosten in rekening mogen worden gebracht, hoe een correcte aanmaning wordt opgesteld en welke termijnen moeten worden gerespecteerd.

Ook verjaring vormt een vast onderdeel van de basisopleiding. Medewerkers moeten weten welke verjaringstermijnen gelden voor verschillende soorten vorderingen, hoe verjaring kan worden gestuit en wat de juridische gevolgen zijn van verjaring, waaronder het ontstaan van een natuurlijke verbintenis.

Verder behandelt de opleiding de hoofdlijnen van de gerechtelijke incasso. Daarbij komen onder meer aan bod: het starten van een procedure, de rol van de kantonrechter, de vereisten voor een dagvaarding, de mogelijkheid van verweer door de schuldenaar, het procesverloop, schikkingsmogelijkheden, hoger beroep en de voorwaarden voor conservatoir beslag. Ook wordt aandacht besteed aan de kosten en risico’s van procederen.

Op het gebied van consumentenbescherming is kennis vereist van relevante regelgeving, waaronder privacywetgeving (AVG), de Wet oneerlijke handelspraktijken en de regels rondom het innen van verjaarde vorderingen en onterechte kosten. Medewerkers moeten begrijpen welke informatie zij verplicht moeten verstrekken aan schuldenaren, hoe zij kosten en hoofdsom correct specificeren en hoe zij zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

Ten slotte wordt aandacht besteed aan de Richtlijn Consumentenkrediet, waaronder de belangrijkste regels rond consumentenkredieten, informatieverplichtingen en rente, evenals de belangrijkste uitzonderingen op het toepassingsbereik.

Wat moet een medewerker praktisch kunnen?

Naast juridische kennis vraagt de Wki om zorgvuldige toepassing in de praktijk. Een basisopleiding leert medewerkers hoe zij dossiers correct inrichten, communicatie schriftelijk en telefonisch vastleggen en aantoonbaar voldoen aan informatieverplichtingen. Ook wordt aandacht besteed aan het herkennen van signalen van problematische schulden en het zorgvuldig omgaan met kwetsbare consumenten.

Verder trainen opleidingen vaardigheden in klantcommunicatie: duidelijk, feitelijk en zonder misleiding of ongepaste druk. Dat betekent dat medewerkers leren hoe zij betalingsregelingen vastleggen, hoe zij bezwaar of betwisting verwerken en wanneer zij een dossier moeten pauzeren of terugleggen bij de opdrachtgever.

Aanvullende opleiding voor leidinggevenden

Leidinggevenden dragen onder de Wki een zwaardere verantwoordelijkheid. Zij zijn niet alleen vakinhoudelijk betrokken, maar ook verantwoordelijk voor de inrichting van processen, interne controle, klachtenafhandeling en naleving van wet- en regelgeving binnen de organisatie.

Op grond van de Wki en het daarop gebaseerde Besluit en de regeling moeten leidinggevenden aantoonbaar juridische kennis hebben van de kwaliteitseisen waaraan de organisatie moet voldoen en hoe deze moeten worden ingericht en geborgd. Leidinggevenden moeten juridische basiskennis bezitten van relevante burgerlijke wetgeving (zoals verbintenissenrecht en rechtsvorderingen uit het Burgerlijk Wetboek), de regels rond verjaring en stuiting van vorderingen, alsook begrip van privacywetgeving zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de daaraan gekoppelde Nederlandse uitvoeringsregels. Deze kennis is nodig om juridische risico’s te beheersen, processen conform wettelijke eisen in te richten, transparante informatieverstrekking te waarborgen en schuldenaren wettelijk correct te benaderen, wat gezamenlijk de professionele en transparante uitoefening van incassodienstverlening ondersteunt zoals de Wki beoogt.

De aanvullende modules van NowID zijn specifiek ontwikkeld voor praktijkverantwoordelijken binnen incassobureaus, VvE-beheer, factoring, creditmanagement en aanverwante sectoren. De focus ligt op het vertalen van wetstekst naar werkbare procedures en controlemechanismen.

Jaarlijkse educatie

Vakbekwaamheid is geen eenmalige toets. De Wki verplicht medewerkers om kennis structureel bij te houden. Jaarlijkse educatie – vaak vormgegeven als permanente educatie (PE) – zorgt ervoor dat medewerkers op de hoogte blijven van wetswijzigingen, jurisprudentie, beleidsregels en ontwikkelingen in toezicht.

In de praktijk betekent dit dat medewerkers jaarlijks een aantal uren besteden aan bijscholing. Dat kan via klassikale trainingen, e-learning of thematische workshops. Onderwerpen zijn bijvoorbeeld recente rechtspraak over incassokosten, wijzigingen in consumentenbescherming, aanpassingen in privacyregels of nieuwe richtlijnen rond informatieverstrekking.

NowID ontwikkelt samen met externe partners permanente educatiemodules die direct aansluiten op actuele ontwikkelingen en signalen uit de sector. Door praktijkvoorbeelden te gebruiken en concrete vertalingen te maken naar werkprocessen, blijft educatie niet theoretisch maar toepasbaar.

Jaarlijkse intervisie

Naast formele educatie vereist de Wki ook jaarlijkse intervisie. Intervisie is een gestructureerde bijeenkomst waarin medewerkersonder begeleiding praktijkcasussen bespreken, dilemma’s analyseren en reflecteren op hun handelen.

Het doel is kwaliteitsborging via collegiale toetsing. Denk aan situaties waarin een schuldenaar stelt dat kosten onterecht zijn, of waarin signalen van problematische schulden spelen. Door dergelijke casussen gezamenlijk te bespreken, ontstaat bewustwording van juridische grenzen, zorgplicht en proportionaliteit.

Incassodienstverleners hebben de zorgplicht om minimaal twee keer per jaar aantoonbaar een degelijke bijeenkomst te organiseren. Het is echter toegestaan dit uit te besteden aan een externe organisatie. Wel moet de intervisie aantoonbaar worden vastgelegd. Organisaties dienen te kunnen laten zien wanneer sessies plaatsvinden, wie aanwezig zijn en welke thema’s zijn besproken. Dit sluit aan bij de kwaliteitseisen die bij screening en toezicht worden gehanteerd.

Hoe toon je aan dat medewerkers voldoen?

Opleiding alleen is niet voldoende; organisaties moeten ook kunnen aantonen dat medewerkers daadwerkelijk voldoen aan de vakbekwaamheidseisen. Dat betekent: diploma’s of certificaten registreren, een overzicht bijhouden van gevolgde PE-uren en intervisiebijeenkomsten documenteren.

Daarnaast moeten functies en verantwoordelijkheden helder zijn vastgelegd. Wie verricht incassowerkzaamheden? Wie is eindverantwoordelijk? Welke controles vinden plaats? Deze organisatorische borging wordt meegenomen in de beoordeling bij inschrijving in het incassoregister en bij eventuele toetsingen.

NowID ondersteunt hierbij met praktische formats, registratiemodellen en stappenplannen die aansluiten op de wettelijke eisen. Zo wordt vakbekwaamheid niet alleen een individueel kenmerk, maar een integraal onderdeel van de organisatie.

Veelgestelde vragen

Is een basisopleiding verplicht voor iedere medewerker?

Ja, iedere medewerker die buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verricht moet beschikken over aantoonbare basiskennis conform de Wki-eisen. Dat geldt niet alleen voor nieuwe medewerkers, maar voor iedereen die inhoudelijk betrokken is bij incassodossiers. De opleiding moet relevante wet- en regelgeving, communicatievaardigheden en zorgvuldige dossierbehandeling omvatten, zodat medewerkers hun werkzaamheden juridisch correct en professioneel uitvoeren.

Hoeveel permanente educatie moet jaarlijks worden gevolgd?

Incassodienstverleners moeten jaarlijks voldoende educatie volgen om hun kennis aantoonbaar actueel te houden. De exacte invulling wordt niet in één vast aantal uren in de wet zelf genoemd, maar organisaties moeten wel kunnen onderbouwen dat kennis structureel wordt bijgewerkt. In de praktijk betekent dit een jaarlijkse bijscholing die inhoudelijk aansluit op actuele wetgeving, rechtspraak en toezichtontwikkelingen.

Wat houdt intervisie concreet in?

Intervisie is een gestructureerde bijeenkomst waarin incassodienstverleners praktijkcasussen bespreken en reflecteren op hun professioneel handelen. Tijdens deze sessies worden juridische dilemma’s, communicatievraagstukken en zorgplichtsituaties geanalyseerd. De bijeenkomsten worden vastgelegd, zodat aantoonbaar is dat collegiale toetsing plaatsvindt en kwaliteitsbewaking structureel onderdeel is van de organisatie.

Moeten leidinggevenden een aparte opleiding volgen?

Leidinggevenden binnen de incasso-branche moeten naast de basisopleiding een aanvullende opleiding volgen die zich richt op hun specifieke verantwoordelijkheden onder de Wki. Zij moeten kunnen aantonen dat zij processen, interne controles en klachtenafhandeling conform de wettelijke eisen inrichten en bewaken. Deze aanvullende scholing verdiept zich daarom in compliance, risicobeheersing en organisatorische borging.