Verlengingsproces incassoregister: wat zijn de belangrijkste aandachtspunten?

Wat is de Dienst Justis?

Dienst Justis is de screeningsautoriteit van het Ministerie van Justitie en Veiligheid en speelt een centrale rol bij de uitvoering van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). In dit kader is Dienst Justis verantwoordelijk voor het beheer en de uitvoering van het incassoregister. Dit register fungeert als het formele toelatingsmechanisme voor incassodienstverleners: alleen organisaties die aan de toelatingseisen voldoen, worden opgenomen en mogen incassowerkzaamheden uitvoeren.

De werkzaamheden van Dienst Justis beperken zich echter niet tot registratie alleen. Zij behandelt verlengingen en registreert eventuele schorsingen en doorhalingen die door de Inspectie J&V worden opgelegd.

Stichting NowID onderhoudt regelmatig contact met Dienst Justis om praktijkervaringen te delen en afstemming te zoeken over het functioneren van het incassoregister. Signalen van incassodienstverleners over mogelijke problemen of onduidelijkheden worden actief doorgegeven, zodat deze tijdig gesignaleerd en waar mogelijk in een vroeg stadium opgelost kunnen worden. Op deze manier wordt bijgedragen aan een effectieve en werkbare toepassing van de Wki in de praktijk.

Overleg over het verlengingsproces

Recent overleg met Dienst Justis over het incassoregister richtte zich met name op het verlengingsproces. Hierbij zijn diverse praktische aandachtspunten besproken, die van belang zijn voor incassodienstverleners.

1. Aanleveren van documentatie bij verlenging

Bij een verlengingsaanvraag is het opnieuw aanleveren van documentatie alleen vereist bij relevante wijzigingen in de organisatie of bedrijfsvoering. Hoewel het verleningsproces dus de mogelijkheid biedt om (opnieuw) een formulier kwaliteitseisen te overleggen, is dit niet verplicht. Het verzoek staat uit bij Dienst Justis om dit ook tekstueel expliciet te duiden bij de verlengingsaanvraag.

Zonder wezenlijke wijzigingen hoeven de aanvraagdocumenten dus niet opnieuw te worden ingediend.

2. Herinneringen vanuit Dienst Justis

Dienst Justis hanteert een actief herinneringsproces richting het moment van verstrijken van de registratie:

• Herinneringen worden primair per e-mail verzonden.
• Ze worden gericht aan het e-mailadres van de contactpersoon zoals opgegeven bij de aanvraag, en niet aan het algemene e-mailadres dat zichtbaar is in het register.

Controleer welk e-mailadres bij Dienst Justis is geregistreerd en zorg dat deze mailbox actief wordt gemonitord.

3. Tijdige verlenging

Verlenging kan ruim vóór de vervaldatum plaatsvinden. De nieuwe geldigheid van de registratie wordt vastgesteld op één jaar vanaf de oorspronkelijke registratiedatum of de laatste verlenging.

4. Vermelding van geldigheidsdatum in het register

NowID heeft verzocht om de geldigheidsdatum van een inschrijving zichtbaar te maken in het incassoregister. Dienst Justis neemt dit verzoek nog in onderzoek.

5. Gevolgen van te late verlenging

Er is expliciet stilgestaan bij de situatie waarin een verlenging te laat wordt aangevraagd. Indien een verlenging te laat wordt aangevraagd:

• Verdwijnt de registratie uit het register.
• Moet een volledig nieuwe aanvraag worden ingediend, wat tevens een nieuw registratienummer oplevert.

Het belang van tijdige verlenging

Het tijdig verlengen van een inschrijving in het incassoregister is essentieel voor continuïteit en rechtszekerheid. Een te late aanvraag leidt niet alleen tot het verlies van registratie en het ontstaan van administratieve onderbrekingen, maar vereist ook een volledig nieuwe procedure met een nieuw registratienummer. In de tussentijd mogen er geen incassohandelingen worden verricht. Uw onderneming wordt met andere woorden tijdelijk stilgelegd. Door de verlenging ruim op tijd in te dienen, kunnen incassodienstverleners onnodige complicaties voorkomen en zorgen voor een soepele voortzetting van hun werkzaamheden binnen de kaders van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki).

NowID zet zich in voor incassodienstverleners door het aanbieden van erkende Wki-opleidingen, praktische tools en kennisdeling, waarmee vakbekwaamheid, naleving van regelgeving en effectief boetebeleid worden gewaarborgd.