De Wki introduceert in feite een dossierplicht op basis waarvan incassodienstverleners verplicht zijn om een incassodossier bij te houden. Hoe logisch dit ook klinkt, de Wki stelt een paar interessante eisen. In het dossier moeten namelijk alle relevante documenten, afspraken en handelingen volledig, tijdig en juist worden vastgelegd. Met relevante documenten wordt in ieder geval bedoeld:

• de overeenkomst van opdracht tot het innen van de vordering;
• de factuur of het voorwerp en de titel van de verplichting tot betaling van de geldsom die ten grondslag ligt aan de vordering;
• een overzicht van alle contactmomenten met de schuldenaar, ongeacht via welk communicatiemiddel die contacten hebben plaatsgevonden;
• betwistingen en reacties op die betwistingen.

De dossiers moeten tot ten minste twee jaar na het sluiten ervan bewaard blijven.

De administratie moet zo zijn ingericht dat deze toegankelijk en doorzoekbaar is (per vordering, per schuldenaar en per schuldeiser), waardoor het aantal vorderingen per schuldenaar duidelijk inzichtelijk is. Van de incassodienstverlener wordt verwacht dat hij een signalerende rol vervult in het kader van problematische schuldensituatie en dat hij de schuldenaar in dat geval proactief doorverwijst naar de gemeentelijke schuldhulpverlening.