Het Besluit kwaliteit incassodienstverlening (Bki) in het kort
Het Bki is de nadere uitwerking van een deel van de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (Wki). In gewone taal: waar de Wki de hoofdregels neerzet, werkt het Bki die op belangrijke punten verder uit. Het Besluit regelt vooral drie dingen: de nadere kwaliteitseisen, de tarieven rond registratie en toezicht, en de uitwerking van de regeling voor incassokosten bij bepaalde termijnbetalingen. De Bki hangt niet alleen samen met de Wki, maar ook de Regeling kwaliteit incassodienstverlening (Rki).
Wat regelt het Bki?
Het Bki regelt vooral hoe een incassodienstverlener aan een aantal open normen uit de Wki moet voldoen. Het besluit werkt de kwaliteitseisen uit over vakbekwaamheid, de beschrijving van de vordering, de omgang met schuldenaren en informatievoorziening, de inrichting van dossiers en processen, de klachtenregeling, de tarieven en de regeling voor incassokosten bij bepaalde termijnbetalingen.
Voor wie is het Bki relevant?
Het Bki is relevant voor incassodienstverleners die onder de Wki vallen. In het besluit zelf is een incassodienstverlener omschreven als degene die buitengerechtelijke incassowerkzaamheden als bedoeld in artikel 1 van de Wki verricht of aanbiedt. Het Bki gebruikt daarnaast ook eigen begrippen voor de mensen binnen de organisatie die dat werk doen of aansturen.
Welke begrippen gebruikt het Bki?
Het Bki gebruikt een paar kernbegrippen die belangrijk zijn voor de rest van het besluit. Een incassomedewerker is de persoon die belast is met het verrichten of aanbieden van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden. Een operationeel leidinggevende is degene die daaraan leiding geeft. En een zelfstandige zonder personeel is iemand die zelfstandig en zonder personeel buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verricht of aanbiedt.
Wat zegt het Bki over vakbekwaamheid?
Het Bki zegt dat vakbekwaamheid bestaat uit kennis, omgang en toepassing. De wetstekst formuleert dat als kennis van relevante wetgeving, kennis over de omgang met mensen bij de uitoefening van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, de vaardigheden om daaraan een goede toepassing te geven, en kennis van de eisen die maatschappelijke en beroepsmatige ontwikkelingen aan dit werk stellen.
Welk opleidingsniveau is minimaal vereist?
Het Bki stelt een minimumopleidingsniveau vast voor verschillende functies. Een incassomedewerker moet een opleiding van ten minste niveau 3 van het Europees kwalificatiekader hebben gevolgd. Een operationeel leidinggevende en een zelfstandige zonder personeel moeten een opleiding van ten minste niveau 4 van het Europees kwalificatiekader hebben gevolgd.
Moet u ook jaarlijks bijblijven?
Het Bki verplicht betrokken medewerkers en leidinggevenden om ook na hun opleiding jaarlijks bij te blijven. De wetstekst zegt dat zij jaarlijks deel moeten nemen aan een of meer cursussen om kennis en vaardigheden actueel te houden én aan een bijeenkomst waarin maatschappelijke normen worden besproken met andere betrokkenen.
Geldt die jaarlijkse verplichting altijd meteen?
De jaarlijkse verplichting uit het Bki geldt niet meteen voor iedereen vanaf dag één. Het besluit maakt een uitzondering voor incassomedewerkers, operationeel leidinggevenden en zelfstandigen zonder personeel die minder dan zes maanden met deze werkzaamheden belast zijn of die werkzaamheden minder dan zes maanden aanbieden of verrichten.
Heeft de incassodienstverlener zelf ook een zorgplicht?
De incassodienstverlener heeft volgens het Bki zelf ook een duidelijke zorgplicht. De incassodienstverlener moet ervoor zorgen dat alle onder zijn verantwoordelijkheid werkzame incassomedewerkers en operationeel leidinggevenden de nodige kennis hebben van wat naar maatschappelijke normen betamelijk is. Daarnaast moet de incassodienstverlener ten minste twee keer per jaar een bijeenkomst organiseren over die maatschappelijke normen, waarbij alle betrokken medewerkers en leidinggevenden in de gelegenheid worden gesteld om aan een van die bijeenkomsten deel te nemen.
Gelden deze vakbekwaamheidseisen ook voor advocaten en gerechtsdeurwaarders?
Voor advocaten en gerechtsdeurwaarders (maar: niet direct hun ondersteunend personeel) geldt in het Bki een uitzondering op een deel van de vakbekwaamheidsregels. De artikelen 2.1 en 2.2 zijn niet van toepassing op de in het besluit genoemde gerechtsdeurwaarders en advocaten die op grond van hun eigen beroepswetgeving bevoegd of ingeschreven zijn. Die uitzondering ziet dus specifiek op die artikelen over vakbekwaamheid algemeen en opleiding en cursussen.
Wat moet u aan de schuldenaar over de vordering geven?
Het Bki verplicht de incassodienstverlener om de schuldenaar een schriftelijke beschrijving van de vordering te geven. Die beschrijving moet volgens het besluit “zo spoedig mogelijk en daarna telkens desgevraagd” worden verstrekt. Daarmee maakt het Bki van inzichtelijkheid geen vriendelijke service, maar een harde verplichting.
Wat moet er in die beschrijving van de vordering staan?
De beschrijving van de vordering moet volgens het Bki vrij concreet zijn. De Wet noemt onder meer de naam en woonplaats van de schuldenaar, de gegevens van de incassodienstverlener, de naam en het vestigingsadres van de schuldeiser, het voorwerp en de titel van de betalingsverplichting, de betaaltermijn en verlengde betaaltermijn, en de datum en het nummer van de factuur. Daarnaast moet ook een specificatie van het totaalbedrag worden gegeven, met daarin in elk geval de hoofdsom, rente, incassokosten en, als dat van toepassing is, de omzetbelasting en het tarief daarvan.
Hoe moet u een schuldenaar benaderen?
Een schuldenaar moet volgens het Bki op een nette en duidelijke manier worden benaderd. De wetstekst gebruikt daarvoor de woorden “transparante, ondubbelzinnige, herkenbare en correcte wijze”. Daarnaast moet de incassodienstverlener zorgen voor eenduidige, volledige en juiste informatieverstrekking en de schuldenaar uit eigen beweging én op verzoek informeren over diens rechten en plichten.
Moet u ook bereikbaar zijn voor de schuldenaar?
Het Bki verplicht de incassodienstverlener ook om goed bereikbaar te zijn voor de schuldenaar. Het besluit zegt letterlijk dat de incassodienstverlener “rechtstreeks en eenvoudig bereikbaar” is voor de schuldenaar. Dat is dus niet alleen een kwestie van toon, maar ook van praktische toegankelijkheid.
Wanneer mag u een schuldenaar juist niet benaderen?
Het Bki verbiedt benadering van de schuldenaar op bepaalde tijdstippen. De incassodienstverlener mag de schuldenaar niet langs elektronische, fysieke of telefonische weg benaderen tussen 20.00 uur en 07.00 uur. Ook mag dat niet op een zondag of op een algemeen erkende feestdag als bedoeld in de Algemene termijnenwet.
Wat moet er in uw dossier zitten?
Het Bki verplicht de incassodienstverlener om van iedere aanvaarde opdracht een dossier bij te houden. In dat dossier moeten de relevante documenten over de opdracht en de vordering beschikbaar zijn. Daarbij noemt het besluit in ieder geval de overeenkomst van opdracht tot het innen van de vordering, de factuur of het voorwerp en de titel van de betalingsverplichting, en gemaakte afspraken met de schuldenaar.
Hoe lang moet u dossiers bewaren?
Dossiers moeten volgens het Bki niet alleen compleet, maar ook ordelijk en lang genoeg bewaard worden. De incassodienstverlener moet ervoor zorgen dat dossiers in goede, geordende en toegankelijke staat zijn en ten minste twee jaar na het sluiten ervan bewaard blijven.
Moet u ook per schuldenaar overzicht houden?
Het Bki verplicht de incassodienstverlener om per schuldenaar overzicht te houden. Het besluit zegt dat de incassodienstverlener per schuldenaar inzicht moet hebben in het aantal vorderingen waarvoor hij buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verricht en in de stand van zaken van iedere vordering afzonderlijk.
Moet u uw processen en rollen vastleggen?
Het Bki verlangt ook dat processen en rolverdeling intern zijn vastgelegd. De incassodienstverlener moet interne en actuele procesbeschrijvingen vaststellen voor incassomedewerkers en operationeel leidinggevenden. Daarnaast moeten de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van bestuurders, operationeel leidinggevenden en incassomedewerkers die met buitengerechtelijke incassowerkzaamheden te maken hebben inzichtelijk zijn beschreven.
Wat moet uw klachtenregeling regelen?
De klachtenregeling moet volgens het Bki meer zijn dan alleen een e-mailadres op de website. De incassodienstverlener moet een klachtenregeling vaststellen voor de behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten. Die regeling moet in elk geval bepalen hoe een klacht kan worden ingediend, wie de klacht behandelt, binnen welke termijn afhandeling gebruikelijk is, dat de ontvangst van een klacht “binnen twee werkdagen schriftelijk wordt bevestigd”, en welke gegevens over een klacht worden geregistreerd.
Welke tarieven noemt het Bki voor registratie?
Het Bki noemt concrete tarieven voor registratie. Voor de behandeling van een aanvraag tot inschrijving in het register bedraagt het tarief € 2.200 per incassodienstverlener, vermeerderd met € 600 per bestuurder van de onderneming. Daarnaast bedraagt het tarief voor het inschrijven van een bestuurder € 600.
Wat zegt het Bki over hernieuwde inschrijving en restitutie?
Het Bki regelt ook wat er gebeurt bij schorsing, onderbreking en restitutie. Het tarief van artikel 7.1, eerste lid, is niet verschuldigd voor een aanvraag tot het opheffen van een schorsing. Een geschorste inschrijving geldt niet als onderbroken, maar een inschrijving die is doorgehaald of vervallen wel. Ontvangen tarieven worden volgens het besluit bovendien niet gerestitueerd.
Welke jaarlijkse toezichtstarieven noemt het Bki?
Het Bki noemt ook concrete jaarlijkse tarieven voor beheer, toezicht en handhaving. Voor incassodienstverleners die een eenmanszaak voeren bedraagt het tarief € 1.800. Voor alle overige incassodienstverleners bedraagt het tarief € 7.400. Dat tarief is verschuldigd bij inschrijving en daarna telkens na verloop van een jaar. Ook hier geldt dat ontvangen tarieven niet worden gerestitueerd.
Regelt het Bki ook iets over incassokosten?
Het Bki regelt ook iets over incassokosten, maar alleen op het specifieke punt van termijnbetalingen van duurovereenkomsten waarop artikel 21 Wki ziet. In artikel 9.1 voegt het besluit een nieuw artikel 2a toe aan het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Daarin staat dat de vergoeding voor de eerste termijnbetaling waarvoor de laagste vergoeding geldt binnen een periode van zes maanden € 40 bedraagt, en voor volgende van die termijnbetalingen in die periode € 20. Als in één aanmaning voor meerdere termijnbetalingen wordt aangemaand en voor minstens één daarvan de laagste vergoeding geldt, dan is de vergoeding het hoogste bedrag dat voor een van die termijnbetalingen in rekening mag worden gebracht.
Is er overgangsrecht in het Bki?
Het Bki bevat overgangsrecht voor opleiding en cursussen. Artikel 2.2, eerste tot en met derde lid, onderdeel a, was gedurende één jaar na inwerkingtreding niet van toepassing op incassomedewerkers, operationeel leidinggevenden en zelfstandigen zonder personeel die vóór de inwerkingtreding al buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verrichtten of aanboden, of daaraan leiding gaven, en dat sindsdien onafgebroken hebben voortgezet. De termijn van het overgangsrecht is echter inmiddels verstreken.
Wanneer trad het Bki in werking?
Het Bki trad in hoofdzaak in werking op 1 april 2024. Daarbij geldt één belangrijke uitzondering: artikel 9.1, over de wijziging van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, trad in werking op 1 oktober 2024.
Staan alle details al in het Bki zelf?
Niet alle details staan al in het Bki zelf. Het besluit bepaalt op meerdere plekken dat bij ministeriële regeling nadere regels kunnen worden gesteld, bijvoorbeeld over de invulling van vakbekwaamheid, de eisen rond benadering en informatievoorziening en onderdelen van de dossierinrichting. Het Bki is dus concreter dan de (Wki), maar laat op enkele punten nog ruimte voor verdere uitwerking. De Rki)biedt een verdere uitwerking van het besluit.
In gewone taal: waar de Wki de hoofdregels neerzet, werkt het Bki die op belangrijke punten verder uit. Het Besluit regelt vooral drie dingen: de nadere kwaliteitseisen, de tarieven rond registratie en toezicht, en de uitwerking van de regeling voor incassokosten bij bepaalde termijnbetalingen. De Bki hangt niet alleen samen met de Wki, maar ook
Wat betekent dit praktisch voor uw organisatie?
Voor uw organisatie betekent het Bki praktisch gezien dat u niet alleen moet weten dát er kwaliteitseisen zijn, maar ook hoe die in de dagelijkse praktijk zijn uitgewerkt. Het Besluit vraagt om aantoonbare opleiding en jaarlijkse bijhouding, heldere vorderingsspecificaties, zorgvuldige benadering van schuldenaren, bereikbaarheid, dossierdiscipline, procesbeschrijvingen, rolhelderheid en een klachtenregeling die echt werkt. Of, met een kleine knipoog: compliant incasseren blijkt ook hier vooral heel veel netjes organiseren.
NowID helpt incassodienstverleners juist bij die vertaalslag: van besluittekst naar werkbare praktijk, met ondersteuning bij opleiding, procesinrichting, registratie en onafhankelijke klacht- en geschilafhandeling.
Voor een volledig overzicht van het Bki, bezoek wetten.overheid.