De Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (Wki) in het kort

De Wki is geen wet die u pas hoeft open te slaan als er een controle voor de deur staat. Het is de basisregelset voor wie buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verricht of aanbiedt. In gewone taal: de wet bepaalt wanneer de Wki geldt, wie zich moet registreren, welke kwaliteitseisen gelden en wat er kan gebeuren als u zich daar niet aan houdt. Daarnaast wijzigt de wet ook het Burgerlijk Wetboek voor de cumulatie van incassokosten. De Wki hangt samen met het Besluit kwaliteit incassodienstverlening (Bki) en de Regeling kwaliteit incassodienstverlening (Rki).

Wat zijn buitengerechtelijke incassowerkzaamheden eigenlijk?

Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden zijn volgens de Wki “activiteiten ter verkrijging van voldoening buiten rechte” van een geldvordering. Met andere woorden: u probeert betaling te krijgen zonder tussenkomst van de rechter. Voorbeelden van deze werkzaamheden zijn het opnemen van contact rondom betalingen, het verstrekken van inlichtingen, het versturen van een betalingsherinnering, aanmaning of ingebrekestelling, het behandelen van verweer, het (proberen te) treffen van een betalingsregeling en het in ontvangst nemen van betalingen.

Voor wie geldt de Wki?

De Wki geldt alleen als drie voorwaarden tegelijk zijn vervuld. Het moet gaan om buitengerechtelijke incassowerkzaamheden die:

1. beroeps- of bedrijfsmatig worden verricht of aangeboden;
2. worden gedaan voor een derde of na overdracht van de vordering; én
3. zien op betaling door een natuurlijke persoon die zijn woonplaats in Nederland heeft.

De kernzin uit de wet is: “Deze wet heeft uitsluitend betrekking op buitengerechtelijke incassowerkzaamheden” onder die drie voorwaarden. Doet u alleen incasso op uw eigen vorderingen, dan valt dat op grond van deze bepaling dus niet onder de Wki.

Geldt de Wki dus alleen voor klassieke incassobureaus?

De Wki geldt niet alleen voor klassieke incassobureaus. De wettekst is functioneel geschreven, niet branchematig. Wie beroeps- of bedrijfsmatig incasseert voor een derde of na overdracht van een vordering, kan onder de Wki vallen. Dat maakt de wet ook relevant voor andere partijen dan alleen traditionele incassobureaus, zolang aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.

Moet u in het incassoregister staan?

Als incassodienstverlener moet u in beginsel in het incassoregister staan. De wet zegt het hardop: Het is verboden zonder registratie buitengerechtelijke incassowerkzaamheden te verrichten of aan te bieden. Dat verbod geldt ook bij een geschorste registratie. Voor gerechtsdeurwaarders en advocaten ligt dit anders: zij vallen wél onder de materiële normen van de Wki, maar hoeven zich niet in het register incassodienstverlening van Justis in te schrijven, omdat zij al in hun eigen openbare beroepsregisters staan.

Hoe werkt dat overgangsrecht?

Het overgangsrecht in de Wki gaf bestaande partijen tijdelijk ruimte rond de registratieplicht. De verboden die samenhangen met registratie waren gedurende één jaar niet van toepassing op wie vóór dat moment al buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verrichtte of aanbood en dat onafgebroken voortzette. Dat is de wettelijke basis onder de bekende deadline van 1 april 2025 voor bestaande partijen. Belangrijk is wel: dit overgangsrecht gold niet voor de kwaliteitseisen die losstaan van registratie. De termijn van het overgangsrecht is inmiddels verstreken.

Wat moet u bij een registratieaanvraag laten zien?

Bij een registratieaanvraag moet u onder meer laten zien hoe u zult voldoen aan de regels van de artikelen 11, 12 en 13 Wki. Daarnaast moeten gegevens worden verstrekt die nodig zijn voor de beoordeling van de aanvraag en, voor zover die niet al uit het handelsregister volgen, ook namen, contactgegevens en bestuurders. De minister beslist in beginsel binnen dertien weken. De wet maakt dus duidelijk dat registratie geen vinkje is, maar een inhoudelijke toets op voornemens, organisatie en betrouwbaarheid.

Kan een aanvraag ook worden geweigerd?

Een registratieaanvraag voor het register incassodienstverlening kan worden geweigerd. De wet noemt daarvoor meerdere gronden. Kort gezegd kan inschrijving worden geweigerd als, gelet op de voornemens en antecedenten van de aanvrager en eventuele bestuurders, naar redelijke verwachting niet aan de regels zal worden voldaan of niet zal worden gehandeld zoals van een goede incassodienstverlener in het maatschappelijk verkeer mag worden verwacht. Ook bepaalde strafrechtelijke, faillissements- en eerdere Wki-gerelateerde omstandigheden kunnen in de weg staan aan inschrijving.

Hoe moet u zich tijdens het werk kenbaar maken?

Tijdens het werk moet u zich volgens de Wki kenbaar maken “onder een naam en met vermelding van het registratiekenmerk” zoals die in het register staan. Bovendien moeten de contactgegevens in het register overeenkomen met de werkelijkheid. De wet wil dus dat voor schuldenaren en schuldeisers meteen duidelijk is met wie zij te maken hebben.

Wat zegt de Wki over personeel en bestuurders?

De Wki stelt over personeel en bestuurders duidelijke eisen aan betrouwbaarheid en inzetbaarheid. Voor personeel dat contact heeft met schuldenaren of schuldeisers, of leiding geeft over dat contact, geldt een VOG-plicht. Die verklaring mag op het moment van overlegging niet ouder zijn dan drie maanden. Daarnaast mag een incassodienstverlener geen bestuurder te werk stellen die niet in het register staat vermeld. De wet koppelt betrouwbaarheid dus niet alleen aan de organisatie, maar ook aan de mensen die het werk doen en aansturen.

Welke kwaliteitseisen noemt de Wki zelf?

De Wki noemt vijf hoofdpunten als kwaliteitseisen:

• Mensen die incassowerk verrichten of daaraan leiding geven, moeten voldoende vakbekwaam zijn en hun vakbekwaamheid periodiek onderhouden.
• De opbouw van de vordering en de specificatie daarvan moeten zo goed mogelijk inzichtelijk zijn, met inachtneming van de geldende wettelijke voorschriften.
• Er moet sprake zijn van een correcte omgang met schuldenaren en schuldeisers en van afdoende informatievoorziening.
• De werkzaamheden en de administratie moeten deugdelijk zijn ingericht.
• Een incassodienstverlener moet een klachtenregeling hebben en aangesloten zijn bij een geschillenregeling.

De wet voegt daar nog aan toe dat schriftelijk moet worden vastgelegd op welke wijze aan deze eisen wordt voldaan.

Wat is daar een heel concreet voorbeeld van?

Een heel concreet voorbeeld in de Wki is dat een incassodienstverlener een klachtenregeling moet hebbenen aangesloten moet zijn bij een geschillenregeling. Dat is dus geen vrijblijvende nette bedoeling, maar een wettelijke eis. Hetzelfde geldt voor de eis dat u schriftelijk vastlegt hoe uw organisatie aan de kwaliteitseisen voldoet.

Staan alle inhoudelijke details al in de Wki zelf?

Niet alle inhoudelijke details staan al in de Wki zelf. De Wki zet de hoofdregels neer en bepaalt op meerdere punten dat nadere regels bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen worden gesteld. De wet zelf is dus het kader; de verdere invulling van bijvoorbeeld vakbekwaamheid, informatievoorziening en administratieve inrichting wordt daaronder uitgewerkt.

Wie houdt toezicht op de naleving?

Het toezicht op de naleving ligt volgens de Wki niet voor iedereen bij dezelfde toezichthouder. Voor gewone Wki-plichtige incassodienstverleners ligt het toezicht bij de door de minister aangewezen ambtenaren van de Inspectie van Veiligheid en Justitie. Voor gerechtsdeurwaarders geldt een afwijkende regeling: daar houdt het Bureau Financieel Toezicht toezicht. Voor advocaten ligt dat bij de deken. De Wet sluit daarmee aan op het bestaande toezicht binnen die beroepsgroepen.

Wat kan er gebeuren als u zich niet aan de Wki houdt?

Als u zich als incassodienstverlener niet aan de Wki houdt, kan dat leiden tot verschillende handhavingsmaatregelen. De Wki kent meerdere handhavingsmiddelen. Er kan een last onder dwangsom worden opgelegd ter handhaving van onder meer artikel 4, 11, 12 en 13. Ook kan een bestuurlijke boete worden opgelegd bij overtreding van artikel 11, 12 of 13 en bij niet meewerken aan toezicht. En als het ernstig misgaat, kan de registratie worden doorgehaald. De wet noemt daarbij onder meer het geval dat een incassodienstverlener in ernstige mate niet voldoet aan de regels of zich in ernstige mate niet gedraagt zoals van een goede incassodienstverlener in het maatschappelijk verkeer mag worden verwacht.

Regelt de Wki ook iets over incassokosten?

De Wki regelt incassokosten op twee manieren. In de wet zelf staat ook een wijziging van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek over de cumulatie van incassokosten. Die wijziging is per 1 oktober 2024 in werking getreden. Daarnaast bevat de Wki een artikel over civielrechtelijke gevolgen, maar dat onderdeel was op 1 oktober 2024 nog niet in werking en treedt pas per 1 oktober 2026 in werking. Wie de Wki samenvat, moet die twee dus niet op één hoop gooien.

Wat betekent dit, heel praktisch, voor uw organisatie?

Voor uw organisatie betekent de Wki praktisch gezien dat u uw hele incassoproces tegen de wet moet houden als u onder de reikwijdte valt. Als uw organisatie beroeps- of bedrijfsmatig buitengerechtelijke incasso doet voor een derde of na overdracht van een vordering, en het gaat om natuurlijke personen in Nederland, dan moet u de Wki niet lezen als een formaliteit maar als een toets op uw hele inrichting: registratie, naamgebruik, contactgegevens, personeel, vakbekwaamheid, informatievoorziening, administratie en klacht- en geschilafhandeling. Of, met een lichte knipoog: een nette incassobrief alleen redt het niet meer.

NowID helpt incassodienstverleners juist bij die vertaalslag: van wettekst naar werkbare praktijk, met ondersteuning bij opleiding, procesinrichting, registratie en onafhankelijke klacht- en geschilafhandeling.

Voor een volledig overzicht van de Wki, bezoek wetten.overheid.