Creditmanagementorganisaties en de Wki

Wanneer krijgt een creditmanagementorganisatie met de Wki te maken?

Creditmanagementorganisaties vallen niet simpelweg onder de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) omdat zij “creditmanagement” als dienst aanbieden. De doorslaggevende vraag is wat de organisatie in de praktijk doet. Voert of biedt zij buitengerechtelijke incassowerkzaamheden aan, namens derden of na overname van een vordering, gericht op schulden van natuurlijke personen in Nederland? Dan komt de Wki in beeld.

Dat geldt dus niet alleen voor klassieke incassobureaus. Ook debiteurenbeheerders, administratiekantoren en andere organisaties die voor opdrachtgevers betalingsachterstanden opvolgen, kunnen onder de Wet vallen. De Inspectie Justitie en Veiligheid noemt debiteurenbeheer expliciet als activiteit die onder de Wki valt wanneer dit voor een opdrachtgever wordt uitgevoerd.

Wat verstaan we onder een creditmanagementorganisatie?

In gewone taal: een creditmanagementorganisatie helpt bedrijven om grip te houden op openstaande facturen en betalingsrisico’s. Dat kan gaan om het beoordelen van kredietwaardigheid, het bewaken van betaaltermijnen, het versturen van herinneringen, klantcontact over achterstanden, betalingsafspraken en rapportages over debiteuren.

Niet al die werkzaamheden zijn automatisch incassodienstverlening. Een kredietcheck of rapportage over betaalgedrag is iets anders dan actief proberen een openstaande schuld te innen. Maar juist bij creditmanagement lopen preventie, debiteurenbeheer en incasso in de praktijk makkelijk in elkaar over. De functienaam is dus niet beslissend; de handeling is dat wel.

Waarom is die afbakening zo belangrijk?

Omdat creditmanagementorganisaties vaak werken vóórdat een dossier als “incasso” wordt bestempeld. Daardoor ontstaat snel het gevoel: wij doen geen incasso, wij doen alleen debiteurenbeheer. Maar als medewerkers namens een opdrachtgever contact opnemen met een schuldenaar, informatie geven over een vordering, betalingsherinneringen sturen, verweer behandelen of een betalingsregeling proberen te treffen, kan dat wel degelijk Wki-relevant zijn. De Inspectie noemt juist dit soort handelingen als voorbeelden van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden.

Voor creditmanagementorganisaties zit het risico dus vooral in de grijze zone. Waar stopt financieel klantbeheer en waar begint incassodienstverlening? Die vraag moet per processtap worden beantwoord. Wie benadert de schuldenaar? Namens wie? Is de schuldenaar een natuurlijke persoon in Nederland? Is de vordering overgedragen of wordt er voor een derde geïnd? Daar begint de Wki-check.

Wat verandert de Wki praktisch voor creditmanagementorganisaties?

Als een creditmanagementorganisatie onder de Wki valt, raakt dat meestal de inrichting van de organisatie. De impact zit niet alleen in registratie, maar ook in aantoonbaar zorgvuldig werken.

Denk aan vakbekwaamheid van medewerkers en leidinggevenden, een deugdelijke administratie, duidelijke informatie over de vordering, correcte en herkenbare communicatie, bereikbaarheid voor schuldenaren, een klachtenregeling en aansluiting bij een geschillenregeling. Ook geldt dat personeel dat incassowerkzaamheden verricht een VOG moet hebben. Justis beschrijft deze onderdelen als kwaliteitseisen waaraan buitengerechtelijke incassodienstverleners moeten voldoen om ingeschreven te kunnen worden en te blijven.

Voor organisaties die van oorsprong vooral vanuit finance, outsourcing of customer operations werken, vraagt dit vaak om extra structuur. Niet omdat alles ineens stroperig moet worden, maar omdat u moet kunnen laten zien dat uw proces klopt. “Dat doen we altijd netjes” is fijn. “Dat kunnen we aantonen” is beter.

Moet iedere creditmanagementorganisatie zich registreren?

Niet elke creditmanagementorganisatie hoeft zich te registreren alleen omdat zij zich bezighoudt met kredietbeheer, debiteurenbeheer of financiële processen. Registratie is aan de orde wanneer de organisatie werkzaamheden verricht of aanbiedt die onder de Wki vallen.

Interne creditmanagementafdelingen die uitsluitend eigen, oorspronkelijke vorderingen van de eigen organisatie opvolgen, zitten in een andere positie dan externe dienstverleners die voor opdrachtgevers innen. Ook werkzaamheden die uitsluitend zien op niet-natuurlijke personen vallen niet onder de Wki. Let wel: natuurlijke personen zijn niet alleen consumenten. Ook eigenaren van eenmanszaken, vennoten van een vof en maten van een maatschap kunnen hieronder vallen.

Waar moeten creditmanagementorganisaties vooral op letten?

Begin niet bij het label van uw dienstverlening, maar bij uw proces. Breng in kaart welke stappen u uitvoert vanaf factuurvervaldatum tot overdracht, betaling of regeling. Kijk vervolgens per stap of sprake is van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden voor een derde of na overdracht van de vordering.

Let daarbij extra op hybride dienstverlening: credit control, klantcontact, betalingsregelingen en incasso onder één dak. Juist daar kan Wki-plicht ontstaan zonder dat iemand intern het woord “incasso” gebruikt. De Wet is niet gevoelig voor afdelingsnamen. Helaas, compliance heeft weinig gevoel voor branding.

Hoe helpt NowID creditmanagementorganisaties hierbij?

NowID helpt creditmanagementorganisaties om de vertaalslag van Wki naar dagelijkse praktijk werkbaar te maken. Met opleidingen en permanente educatie, praktische templates, procesbeschrijvingen, ondersteuning bij registratie in het incassoregister en onafhankelijke klachten- en geschillenafhandeling.

Wij zijn opgericht vóór en dóór incassodienstverleners. Daardoor kijken we niet alleen juridisch naar de regels, maar vooral naar wat organisaties nodig hebben om betaalbaar, aantoonbaar en professioneel te voldoen. Voor creditmanagementorganisaties betekent dat: helderheid over de reikwijdte, grip op processen en ondersteuning die past bij de praktijk.