Factoringbedrijven en de Wki

Wanneer krijgt een factoringbedrijf met de Wki te maken?

Voor factoringbedrijven is de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) niet automatisch van toepassing alleen omdat zij aan factoring doen. De doorslaggevende vraag is of het bedrijf buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verricht of aanbiedt voor een vordering op een natuurlijke persoon. De wet verbiedt dat zonder registratie te doen. Met andere woorden: niet de naam op de gevel is beslissend, maar wat u in de praktijk doet.

Dat betekent dat een factoringbedrijf buiten de Wki kan vallen in de ene dienstverlening, en er middenin kan zitten in de andere. Koopt of beheert u facturen puur als financieringsoplossing in een zakelijke B2B-omgeving, dan is de Wki niet vanzelf aan de orde. Maar zodra uw organisatie zelf een betalingsachterstand bij een natuurlijke persoon buitengerechtelijk probeert te innen, of dat actief als dienst aanbiedt, komt de Wki wel degelijk in beeld.

Wat kenmerkt een factoringbedrijf?

In gewone taal: een factoringbedrijf helpt ondernemers sneller over hun geld te beschikken door openstaande facturen over te nemen, te kopen of te verpanden, en de betaling daarna af te handelen met de klant. Bij factoring betaalt het factoringbedrijf vaak eerst (een deel van) de factuur uit aan de ondernemer, waarna het bedrijf de factuur int bij de debiteur. Juist daar zit de praktische link met de Wki: factoring en incasso kunnen dicht tegen elkaar aan liggen, maar zijn juridisch niet automatisch hetzelfde.

Voor leken is de vuistregel dus simpel: een factoringbedrijf is meestal een partij die facturen financiert en het debiteurenbeheer of de inning overneemt. Maar niet elke inning door een factoringbedrijf valt onder de Wki. De Wet haakt pas aan als sprake is van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden rond schulden van natuurlijke personen. Dat is precies waarom factoringbedrijven hun processen goed moeten afbakenen. De factorpet en de incassopet lijken soms verdacht veel op elkaar.

Waarom is die afbakening voor factoring zo belangrijk?

De afbaking van wat de taken die factoringbedrijven uitvoeren is erg belangrijk omdat de Wki niet kijkt naar hoe een bedrijf zichzelf noemt, maar naar diens werkzaamheden. Een factoringbedrijf dat in de praktijk ook incassowerk verricht richting natuurlijke personen, moet dus beoordelen of registratie verplicht is. Dat is geen semantische discussie voor op vrijdagmiddag, maar een compliancevraag met echte gevolgen voor inrichting, opleiding en toezicht.

Voor factoringbedrijven zit het risico vooral in hybride modellen. Denk aan partijen die niet alleen financieren, maar ook aanmanen, betalingsregelingen bespreken, debiteuren benaderen en dossiers administratief afwikkelen. Dan is het verstandig om niet te redeneren vanuit het productlabel “factoring”, maar vanuit de concrete handelingen in het proces. Wie doet wat, voor welke schuldenaar, en in welke fase? Dáár begint Wki-proof werken.

Wat verandert de Wki praktisch voor factoringbedrijven die eronder vallen?

De grootste impact van de Wki zit voor factoringbedrijven meestal niet in één losse verplichting, maar in de totale organisatie eromheen. De Wki en de nadere regels stellen eisen aan de inrichting van de werkzaamheden, de informatievoorziening, de administratie, de vakbekwaamheid en de klachtenafhandeling. Ook moet een verrichter of aanbieder van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden een klachtenregeling hebben en aangesloten zijn bij een geschillenregeling.

Voor factoringbedrijven betekent dat in de praktijk onder meer: processen duidelijk vastleggen, medewerkers passend opleiden, dossieropbouw op orde brengen, communicatie richting schuldenaren zorgvuldig inrichten en klachten onafhankelijk en aantoonbaar afhandelen. Zeker voor organisaties die historisch vanuit finance of debiteurenbeheer zijn gegroeid, vraagt dat vaak om een andere mate van formalisering. Niet ingewikkelder om het ingewikkeld te maken, wel strakker om het houdbaar te maken.

Moet elk factoringbedrijf zich registreren?

Niet elk factoringbedrijf hoeft zich te registreren. Dat is precies de nuance die in de praktijk vaak verloren gaat. De registratieplicht geldt voor partijen die zonder tussenkomst van een rechter schulden van natuurlijke personen incasseren en daarmee onder de Wki vallen. Een factoringbedrijf moet zich dus niet registreren omdat het een factoringbedrijf is, maar omdat het feitelijk Wki-plichtige buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verricht of aanbiedt. Een uitzondering geldt wanneer partijen vorderingen names zichzelf innen – en deze vorderingen niet hebben ingekocht.

De juiste vraag is daarom niet: “Doen wij aan factoring?” maar: “Doen wij iets dat onder de Wki valt?” Dat vraagt om een eerlijke scan van uw dienstverlening, klantgroepen, debiteurstypen en werkprocessen. Vooral waar B2B, consumentenvorderingen en servicing door elkaar lopen, is scherpte nodig.

Hoe helpt Now ID factoringbedrijven hierbij?

Bij NowID helpen we factoringbedrijven om die vertaalslag van wet naar werkvloer praktisch te maken. Niet met dikke pakken papier en bureaucratie, maar met concrete hulpmiddelen voor vakbekwaamheid, procesinrichting, dossiervorming, registratie en klachtenafhandeling. Precies op de punten waar de Wki in de praktijk landt.

Wij werken vóór en dóór incassodienstverleners. Daardoor begrijpen we dat een factoringbedrijf niet zit te wachten op theorie om de theorie, maar op duidelijke keuzes, bruikbare formats en een aanpak die betaalbaar blijft. Wilt u bepalen of uw factoringactiviteiten onder de Wki vallen, of uw huidige proces Wki-proof maken? Dan is dat precies waar Now ID het verschil maakt.